Teori dan Perilaku Organisasi : Komunikasi Organisasi
4:11:00 PM
Komunikasi berasal dari bahasa latin " communis " atau " common " dalam bahasa inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna " commones ". Melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi. gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah pemaknaan yang berbeda terhadap lambang yang sama/ presepsi
Menurut William Albig komunikasi adalah process of transmitting meaningful symbois between individul. menurut definisi James A.F.Stoner adalah proses dimana seseorang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan. Menurut C.A Brown komunikasi adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya. William F.Glueck yang menjelaskan bahwa komunikasi dapat dibagi menjadi dengan dua bentuk. yaitu sebagai berikut....
- Interpersonal Communications : Interpersonal communications
(komunikasi antarpribadi adalah proses pertukaran informasi serta
pemindahan pengertian antara dua orang atau lebih di dalam suatu
kelompok kecil manusia.
- Organization Communications : Organization communications adalah proses dimana pembicara secara sistematis memberikan informasi dan memindahkan pengertian kepada orang yang banyak dalam organisasi dan kepada pribadi-pribadi dan lembaga-lembaga di luar yang ada hubungan.
- 1. Supaya yang disampaikan komunikator dapat dimengerti oleh komunikan. Agar dapat dimengerti oleh komunikan maka komunikator perlu menjelaskan pesan utama dengan sejelas-jelasnya dan sedetail mungkin.
- 2. Agar dapat memahami orang lain. Dengan melakukan komunikasi, setiap individu dapat memahami individu yang lain dengan kemampuan mendengar apa yang dibicarakan orang lain.
- 3. Agar pendapat kita diterima orang lain. Komunikasi dan pendekatan persuasif merupakan cara agar gagasan kita diterima oleh orang lain.
- 4. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu. Komunikasi dan
pendekatan persuasif kita mampu membangun persamaan presepsi dengan
orang kemudian menggerakkannya sesuai keinginan kita.
A. Pengertian Komunikasi Organisasi.
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare,
yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama
lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan
itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization,
mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka
yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang
kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach,
mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen
mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi
antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya
yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan
organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa
yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor
apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk
selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi
tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup
organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi
dilancarkan.
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi
di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi
(Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas,
dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya:
memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun
komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Conrad
(dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga komunikasi
organisasi sebagai berikut: fungsi perintah; fungsi relasional; fungsi
manajemen ambigu.
1. Fungsi
perintah berkenaan dengan angota-anggota organisasi mempunyai hak dan
kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu
perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara
sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi
relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota
menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan
anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kenirja
pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal:
kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam
hirarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya
dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan
ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dlakukan tidak anda
pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan
menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb.
3. Fungsi
manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi
sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda
muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan
organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas
dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut adanya pilihan
tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan
mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat
dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun
lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan
informasi bersama.
B. Pengaruh Komunikasi terhadap Perilaku Organisasi.
Sebagai
komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau administrator
harus memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang
disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai
komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya
kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry
Mintzberg seorang profesor manajemen pada McGill University di
Montreal-Kanada, menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan
timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan
peranan memutuskan.
- Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal:
- Peranan tokoh. Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakuan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpim berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dll.
- Peranan pemimpin. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinannya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.
- Peranan penghubung. Dalam peranan sebaga penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.
- Peranan informasi. Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut:
- Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai ertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang selalu dibinanya.
- Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemuian disebarkan kepada bawahannya
- Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam perananya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi. Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya. Kepada khalayak di luar organisasinya ia memberikan informasi dalam rangka pengembangan organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peratruran sebagaimana harusnya.
- Peranan memutuskan. Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini:
- Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang iawasinya sendiri atau didelegasikannya kepad bawahannya.
- Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dsb.
- Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikran tunggal.
- Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.
C. Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi
- Komunikasi internal.
Komunikasi
internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara
anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi,
seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama
bawahan, dsb. Proses
komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun
komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi
primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal
ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:
- Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.
- Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
- Komunikasi eksternal.
Komunikasi
eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi
dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi
ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada
pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas
pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal
terdiri dari jalur secara timbal balik:
a. Komunikasi
dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya
bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak
merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi
ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b. Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada
organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan
komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Daftar pustaka
Onong Effendy, 1994, Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Rosdakarya.
Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Grameia Wiiasarana Indonesia.
Tubbs, Stewart L. – Moss, Sylvia, Human Communication: Konteks-Konteks Komunikasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005, h. 170.
2 komentar
Terima kasih share ilmunya
ReplyDeletesama sama buuuu
Delete